5 motivos para fechar o caixa todos os dias.

fechar caixa

Devo fechar o caixa todos os dias?

Essa é uma pergunta muito comum, escuto ela praticamente todos os dias.

E a resposta é simples: Você Deve fechar o caixa da loja todos os dias.

Primeiramente  vamos esclarecer que esse procedimento tem dois pontos de vistas: Primeiro do empresário, Segundo do Funcionário.

Supondo que você, leitor(a) é um proprietário/gerente  presente na sua loja, ou seja, alguém que está profundamente interessado no andamento da loja e nos processos dela.  É você quem deve fazer o fechamento do caixa ao final do dia, assim você ficará por dentro da realidade dos fatos da saúde financeira da sua loja.

Agora se você é um Funcionário(a) que tem a responsabilidade de fazer corretamente o fechamento do caixa ao final do dia, você tem que encarar o fechamento do caixa ao final do dia como um processo que vai trazer transparência e segurança do seu trabalho para o seu/sua chefe(a).

Também é importante lembrar que quando nos referimos ao “Caixa da loja” ou “Caixa”, estamos nos referindo ao lugar físico onde são armazenados os recibos de despesas, dinheiro, moedas, cheques, comprovantes de movimento de cartão.

O fechamento do caixa da loja no final do dia é muito mais do que um ritual de lidar com software, e nesse artigo vamos ver 5 razões para você fazer o fechamento diário.

1 – Acompanhamento

No fechamento de caixa será possível detectar qual é o fluxo da movimentação de dinheiro e documentos no caixa. Será possível responder as perguntas:

  • Estão sendo armazenados os Recibos/Notas fiscais comprovantes de despesas?
  • A maior parte dos movimentos são de pagamentos em Dinheiro, cartão ou cheque?
  • Será que tem um grande volume de dinheiro passando pela mão dos funcionários desnecessariamente?
  • Será que há despesas diárias que  costumeiramente não são lançadas no sistema? e qual a razão disso?

2 – Auditoria

O fechamento do caixa ao final do dia, consiste em juntar todos os documentos que comprovam que houve uma entrada ou saída de valor no caixa da loja.

Depois disso,  é importante conferir se o saldo de dinheiro em caixa é igual ao  total exibido no sistema. Se for igual, significa que todas as despesas e receitas obtidas no dia foram lançadas corretamente no sistema.

Caso contrário,  com os comprovantes em mãos será possível verificar os lançamentos para detectar aqueles valores que não foram lançados ou que foram lançados de forma errada e efetuar as devidas correções, se necessário.

Essa auditoria é fundamental para bater os saldos diários e comprová-los com documentos oficiais.

Após essa etapa, basta imprimir os documentos de fechamento, assinar e anexar todos os documentos e pronto.

3 – Armazenamento de dados verídicos.

Após a auditoria nos lançamentos e a definição do saldo final e impressão dos documentos, o sistema irá armazenar o valor do caixa  para consultas futuras.

Esse processo de armazenamento do saldo ajuda em acompanhamento de saldos no futuro por parte da administração, pois é muito melhor você validar e fechar o saldo diariamente do que passar uma semana ou mês sem fazer nada e depois querer encontrar a razão de um saldo mensal não estar fechando.

4 – Segurança e Transparência

Ao fechar o caixa, é importante decidir o que fazer com o saldo excedente em caixa. Por exemplo, muitas lojas não costumam deixar um saldo muito grande  no caixa da loja, muitos optam por deixar um valor baixo e, ao final do fechamento, transferir o valor maior para conta corrente ou cofre.

Com os relatórios impressos e documentos anexados e assinados, o funcionário provê ao seu chefe a transparência necessária para evitar desconfianças desnecessárias.

5 –  Decisões

Entender e por em prática o processo de fechamento de caixa, ajuda a tomar decisões importantes para o futuro e o bom andamento da loja. Por exemplo:

  • Quem fará o fechamento diário? Um funcionário ou o gerente?
  • Quanto deixaremos em caixa para o próximo dia? O que faremos com o restante?
  • Quem deve transferir o saldo?
  • Quais despesas são permitidas diariamente e quais não são?

Considerando que você use o Dev LocaRoupas como seu software de gestão. Para efetuar o fechamento de caixa diariamente e corretamente você deve imprimir e juntar os documentos:

  • Junte todos os comprovantes de movimentação de cartões.
  • Junte todos os Recibos/NF de despesas do dia (Lembrando que cada uma deve ter sido lançada corretamente no sistema).
  • Junte todos os cheques do dia.
  • Na aba Caixa diário, Clique no botão “Fechar Caixa Atual” e imprima a opção Detalhada.
  • Confira se todos os lançamentos de despesas  constam no relatório.
  • Confira se todos os lançamentos em Dinheiro constam no relatório e se o total de Dinheiro em caixa é igual ao exibido no relatório. (Caso não seja, provavelmente um valor foi lançado errado ou não foi lançado)
  • Na aba Financeiro, clique no botão “imprimir resumo financeiro” -> por data de movimento. informe a data do dia do fechamento e imprima o  relatório completo.
  • Compare se cada pagamento em cartão exibido no relatório possui o respectivo comprovante. (Caso não tenha, ou o pagamento não foi lançado ou o comprovante foi extraviado)
  • Compare se cada pagamento em Cheque exibido no relatório possui o respectivo cheque. (Caso não tenha, ou o pagamento não foi lançado ou o cheque foi extraviado)
  • Todos os lançamentos e valores estando OK,  volte ao botão “Fechar Caixa atual” e feche o caixa do dia.
  • Junte todos os documentos em um clipes ou numa pasta, assine para confirmar que foi você quem fez a verificação e o fechamento e pronto.

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